Jede Konferenz ist in organisatorischer Hinsicht einander sehr ähnlich. Sie besteht aus mehreren thematischen Blöcken, über die eingeladene Referenten sprechen. Zwischen den Vorträgen gibt es Pausen, die eine ausgezeichnete Gelegenheit zum Knüpfen geschäftlicher Kontakte bieten, und die gesamte Veranstaltung endet mit einer Diskussionsrunde. Für die Ordnung der gesamten Veranstaltung sorgt der sogenannte Konferenzmoderator. Welche Eigenschaften sollte eine Person in dieser Position haben? Welche Aufgaben hat der Moderator?
Konferenzräume im Hotel Radocza Park
Unser Hotelkomplex Radocza Park verfügt über insgesamt vier Konferenzräume, außerdem ermöglichen wir die Anmietung eines VIP-Raums, in dem Diskussionsrunden und Telekonferenzen stattfinden können. Warum gerade unsere Konferenzräume? Małopolska ist vor allem eine malerische Region, die man aus den Fenstern der Säle bewundern kann. In einer so hervorragenden Szenerie wird jede Konferenz zu einer unvergesslichen Veranstaltung, doch damit dies gelingt, muss auch für eine angemessene Organisation des Zeitplans und der Atmosphäre des Treffens gesorgt werden. Diese Aufgabe obliegt dem Konferenzmoderator.
Welche Eigenschaften hat ein guter Konferenzmoderator?
Würden wir die Gestalt des Moderators bildhaft darstellen, könnte man an den Dirigenten eines Orchesters denken, der darauf achtet, dass jedes seiner Elemente korrekt funktioniert. Ähnlich wie bei diesem Musikensemble steht der Moderator stets für die Teilnehmenden der Konferenz sichtbar. Seine Präsenz ist daher wichtig. Er sollte ordentlich gekleidet sein und durch ein vertrauenswürdiges Auftreten hervorstechen.
Die Ausstrahlung des Moderators sollte sich nicht nur in einem tadellosen Äußeren zeigen, sondern auch in einer ausgezeichneten Diktion. Seine Art zu sprechen sollte für jeden verständlich sein. Er sollte nicht zu schnell, aber auch nicht zu langsam sprechen – nur so wird er die Aufmerksamkeit seiner Gesprächspartner auf sich ziehen. Wichtig ist nicht nur die Gesprächsführung, sondern auch ihr Inhalt. Der Moderator muss die Fähigkeit besitzen, seine Gesprächspartner zu fesseln und zu amüsieren. Ebenso wichtig ist das Aufgreifen früherer Aussagen der Gesprächspartner sowie das Erzählen unterhaltsamer Anekdoten.
Ausstrahlung und Kommunikation sind wichtige Eigenschaften jedes Konferenzmoderators, doch ebenso bedeutend ist eine angemessene Vorbereitung auf die Veranstaltung. Der Moderator sollte sich sicher in den Themen bewegen und im Vorfeld Recherchen zu den teilnehmenden Unternehmen sowie zu den einzelnen Personen durchführen.
Welche Aufgaben hat der Moderator?
Da der Moderator die Verbindung zwischen den auf der Konferenz auftretenden Personen und dem Publikum darstellt, umfasst sein Wirkungsbereich sowohl die Bühne als auch den Zuschauerraum. Zu Beginn der Veranstaltung begrüßt der Moderator die eingeladenen Gäste und legt dann den Ablauf des Treffens dar. Während der Vorträge kann er fachliche Begriffe erklären, die dem Publikum nicht immer geläufig sind, und gleichzeitig auf die Redezeit achten. Während der Diskussionsrunde sorgt er dafür, dass die Diskussionen auf einem angemessenen Niveau geführt werden, mit Respekt gegenüber den Teilnehmenden wie auch den Zuhörenden.
Der Konferenzmoderator sollte ein Ziel haben: dem Geschehen im Treffen zuzuhören und angemessen zu reagieren. Er muss dafür sorgen, dass weder die Zuhörenden noch die auf der Bühne auftretenden Personen gelangweilt sind, sondern aktiv beteiligt und zur Interaktion bereit.
Natürlich muss jede Konferenz mit einer kurzen Zusammenfassung der Veranstaltung und einem Dank an die Gäste für ihr Kommen enden, und dies ist die letzte Aufgabe des Moderators.
Die Moderation einer Konferenz ist eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe, und die dafür zuständige Person sollte Teil jeder größeren Branchenveranstaltung sein. Schließlich ist es der Moderator, der nicht nur für den reibungslosen Ablauf sorgt, sondern auch am stärksten in Erinnerung bleiben wird.