Každá konference je z hlediska organizace velmi podobná. Skládá se z několika tematických bloků, o kterých hovoří pozvaní řečníci. Mezi vystoupeními je čas na přestávku, která je vynikající příležitostí k navazování obchodních kontaktů, a celé události bývá zakončeno diskusním panelem. O pořádek celé akce pečuje tzv. moderátor konference. Jaké vlastnosti by měl mít člověk na takové pozici? Jaké jsou úkoly moderátora?
Konferenční sály v hotelu Radocza Park
Náš hotelový komplex Radocza Park je vybaven hned čtyřmi konferenčními sály, navíc umožňujeme pronajmout VIP sál, ve kterém se mohou konat diskusní panely i telekonference. Proč si vybrat právě naše konferenční sály? Malopolské vojvodství je především malebná krajina, kterou lze obdivovat za okny sálů. V tak dokonalém prostředí bude každá konference nezapomenutelnou událostí, ale aby tomu tak bylo, je potřeba také postarat se o správnou organizaci harmonogramu a atmosféru setkání. To je úlohou moderátora konference.
Jaké jsou vlastnosti dobrého moderátora konference?
Pokud bychom měli výrazně znázornit postavu moderátora, mohli bychom si představit dirigenta orchestru, který dbá na to, aby každý jeho prvek fungoval správně. Stejně jako u tohoto hudebního souboru se moderátor vždy nachází na očích účastníků konference. Důležitá je tedy jeho prezence. Měl by být upraveně oblečený a vyzařovat vzhled, který vzbuzuje důvěru.
Charisma moderátora by mělo spočívat nejen v bezvadném vzhledu, ale také ve vynikající dikci. Jeho způsob vyjadřování by měl být srozumitelný pro každého. Neměl by mluvit příliš rychle, ani příliš pomalu – pouze tak dokáže přitahovat pozornost svých posluchačů. Důležitá není jen metodika rozhovoru, ale také jeho téma. Moderátor musí umět své posluchače zaujmout a pobavit. Důležité je také odkazovat na předchozí výroky svých diskutujících a vyprávět vtipné anekdoty.
Charisma a komunikace jsou důležité vlastnosti každého moderátora konference, nicméně stejně podstatná je řádná příprava na vedenou akci. Moderátor by se měl orientovat v tématu akce a provést předběžný průzkum týkající se firem účastnících se akce a konkrétních osob.
Jaké jsou úkoly moderátora?
Protože moderátor je pojítkem mezi vystupující stranou konference a posluchači, jeho pole činnosti zahrnuje jak scénu, tak hlediště. Na začátku akce moderátor vítá pozvané hosty a následně představí plán setkání. Během vystoupení řečníků může vysvětlovat oborové pojmy, které nemusí být publiku vždy známé, ale také dohlížet na čas vystoupení. Během diskusního panelu dbá na to, aby diskuse probíhaly na odpovídající úrovni, s respektem vůči vystupujícím i posluchačům.
Moderátor konference by měl mít jediný cíl: naslouchat tomu, co se na setkání děje, a adekvátně reagovat. On musí zajistit, aby jak posluchači, tak vystupující na pódiu nebyli znuděni, ale silně zapojeni a ochotní k interakci.
Samozřejmě každá konference musí být zakončena krátkým shrnutím události a poděkováním hostům za účast, a to je poslední úkol moderátora.
Moderování konference je velmi odpovědný úkol a osoba za něj zodpovědná by měla být součástí každé větší akce s charakterem rozsáhlého oborového setkání. Koneckonců právě moderátor bude tím, kdo nejenom zajistí řádný průběh setkání, ale který z něj bude také nejvíce zapamatován.