Každá konferencia je z hľadiska organizácie veľmi podobná. Skladá sa z niekoľkých tematických blokov, o ktorých rozprávajú pozvaní prednášajúci. Medzi vystúpeniami je čas na prestávku, ktorá je výbornou príležitosťou na nadväzovanie obchodných kontaktov, a celé podujatie je ukončené panelovou diskusiou. O priebeh celého podujatia sa stará tzv. moderátor konferencie. Aké vlastnosti by mala mať osoba na takomto poste? Aké sú úlohy moderátora?
Konferenčné sály v hoteli Radocza Park
Náš hotelový komplex Radocza Park je vybavený rovno štyrmi konferenčnými sálami, a okrem toho umožňujeme prenájom VIP miestnosti, v ktorej sa môžu konať panelové diskusie a telekonferencie. Prečo si vybrať práve naše konferenčné sály? Malopoľsko je predovšetkým malebná krajina, ktorú možno obdivovať za oknami sál. V takejto výbornej scenérii bude každá konferencia nezabudnuteľným podujatím, no aby tomu tak bolo, treba tiež postarať sa o vhodnú organizáciu harmonogramu a atmosféry stretnutia. Na túto úlohu je určený moderátor konferencie.
Aké sú vlastnosti dobrého moderátora konferencie?
Ak by sme mali výstižne zobraziť postavu moderátora, možno by sme pomysleli na dirigenta orchestru, ktorý dbá o to, aby každý jeho prvok fungoval správne. Rovnako ako v prípade tohto hudobného telesa sa moderátor vždy nachádza na očiach účastníkov konferencie. Preto je dôležitá jeho prezencia. Mal by byť upravene oblečený a vyznačovať sa dôveryhodným vystupovaním.
Charizma moderátora by nemala spočívať len v bezchybnom vzhľade, ale aj vo vynikajúcej dikcii. Jeho spôsob vyjadrovania by mal byť zrozumiteľný pre každého. Nemal by hovoriť príliš rýchlo, ale ani príliš pomaly – iba tak pritiahne pozornosť svojich poslucháčov. Dôležitá nie je len metodika rozhovoru, ale aj jeho téma. Moderátor musí vedieť zaujať a pobaviť svojich respondentov. Dôležité je aj nadväzovanie na predchádzajúce vyjadrenia svojich interlokútorov a rozprávanie vtipných anekdot.
Charizma a komunikácia sú dôležité vlastnosti každého moderátora konferencie, no rovnako podstatná je aj adekvátna príprava na vedené podujatie. Moderátor by sa mal dobre orientovať v jeho tematike a urobiť predbežný prieskum ohľadom firiem zúčastňujúcich sa na podujatí a konkrétnych osôb.
Aké sú úlohy moderátora?
Keďže moderátor je spojkou medzi stranou vystupujúcou na konferencii a poslucháčmi, jeho pole pôsobnosti je nielen pódium, ale aj hľadisko. Na začiatku podujatia moderátor víta pozvaných hostí a následne predstaví plán stretnutia. Počas vystúpení prednášajúcich môže vysvetľovať odborné pojmy, ktoré nemusia byť vždy známe publiku, ale tiež dohliadať na čas vystúpení. Počas panelovej diskusie sa stará o to, aby diskusie prebiehali na primeranej úrovni, s rešpektom voči vystupujúcim aj poslucháčom.
Moderátor konferencie by mal mať jeden cieľ: počúvať to, čo sa deje na stretnutí, a primerane reagovať. To on musí zabezpečiť, aby ani poslucháči, ani osoby vystupujúce na pódiu neboli znudené, ale boli silne angažované a ochotné komunikovať.
Samozrejme každá konferencia musí byť ukončená krátkym zhrnutím podujatia a poďakovaním hosťom za účasť, a to je posledná úloha moderátora.
Vedenie moderovania konferencie je veľmi zodpovedná úloha a osoba za ňu zodpovedná by mala byť súčasťou každého väčšieho podujatia s charakterom veľkého odborného stretnutia. Nakoniec práve moderátor bude tým, ktorý nielen zabezpečí správny priebeh stretnutia, ale z ktorého si ľudia najviac zapamätajú.