Organizacja konferencji, szkolenia bądź innego spotkania biznesowego nie może być dziełem przypadku. Przemyślana strategia zorganizowania takiego wydarzenia może bowiem marce przynieść sporo korzyści, nie tylko na tle wizerunkowym, ale też biznesowym. Jeśli jednak nie spełnimy wszystkich zasad organizacji, może się to niekorzystnie odbić na odbiorze naszej marki. Jak zatem zorganizować konferencję? Na co zwrócić uwagę i jakich błędów nie należy popełniać?
Określenie celu spotkania
Istnieje kilka głównych celów, którym przyświeca idea zorganizowania konferencji, szkolenia czy spotkania biznesowego. Oczywiście cele, jakie chcemy osiągnąć podczas takiego wydarzenia, powinny się wpisywać w politykę przedsiębiorstwa. Możemy wziąć pod uwagę następujące aspekty:
- PR
- nabór nowych pracowników
- pozyskanie nowych kontaktów biznesowych
- generowanie leadów sprzedażowych
- zbudowanie wizerunku eksperta w danej dziedzinie
Z wybraniem celu spotkania wiąże się też określenie grupy docelowej, którą chcielibyśmy na nie zaprosić. Analiza odbiorców, do których chcielibyśmy trafić z naszym komunikatem, jest na tym etapie koniecznością. Dzięki temu będziemy mogli zaproponować udział w konferencji osobom, które są potencjalnie zainteresowane tematem spotkania oraz zaprezentować na konferencji interesujące dla tych osób treści.
Wybór odpowiedniej lokalizacji/hotelu
Jednym z ważniejszych aspektów organizacji konferencji jest wybór odpowiedniej lokalizacji. Hotel, w którym odbędzie się spotkanie, nie może znajdować się w miejscu, w którym infrastruktura nie pozwala na bezproblemową komunikację samochodem czy autokarem. Istotna jest także obecność dużego parkingu, przynajmniej na kilkadziesiąt miejsc postojowych.
Na mapie małopolski jednym z ciekawszych miejsc na organizację konferencji jest nasz Hotel Radocza Park. Posiadamy nie tylko przestronne sale konferencyjne. Małopolska to region o dobrze zorganizowanej infrastrukturze, dlatego zachęcamy do pobytu nie tylko gości z Krakowa i okolic, ale także ze Śląska. Posiadamy monitorowany i ogrodzony parking obejmujący 90 miejsc postojowych oraz stanowiska dla autokarów. Malownicza okolica oraz atrakcje naszego hotelu, jak strefa SPA, pozwolą podnieść rangę organizowanej konferencji.
Hotel, który pomoże w organizacji spotkania
Przedsiębiorca, który po raz pierwszy organizuje konferencję, niekoniecznie wie, jak złożone jest to przedsięwzięcie. Zaplanowanie układu stołów i krzeseł, przygotowanie planu spotkania oraz interesujących treści i dodatkowo zaplanowanie menu konferencyjnego – to tylko część zadań, z którymi trzeba się zmierzyć. Warto więc wybrać hotel, którego personel pomoże w zorganizowaniu profesjonalnego wydarzenia biznesowego. Hotel Radocza Park jest doskonale do tego przygotowany. Po konsultacji z klientem proponujemy najlepsze rozwiązania, które sprawią, że konferencja na pewno będzie udanym spotkaniem biznesowym.
Układ krzeseł
Organizator szkolenia powinien mieć świadomość tego, że układ krzeseł ma ogromny wpływ na atmosferę spotkania. Najrzadziej polecaną konfiguracją jest tzw. układ szkolny, gdzie goście siedzą przy dwuosobowych ławkach. Mimo że taki układ sprawdza się na konferencji prowadzonej w formie wykładu, znacznie lepiej goście będą się czuć w układzie tzw. kinowym.
W przypadku kiedy poszczególni goście konferencji będą musieli mieć ze sobą kontakt wzrokowy, warto zdecydować się na układ przy stole typu narada lub w formie podkowy.
Możliwe jest także ułożenie stołów i krzeseł na model bankietowy, gdzie zgromadzeni goście zasiadają przy okrągłych stołach, jednak takie rozwiązanie sprawdza się wyłącznie w przypadku uroczystych gal.
Wyposażenie sal konferencyjnych
By uczestnicy konferencji czuli się komfortowo i mogli bez przeszkód zapoznać się z informacjami omawianymi na spotkaniu, należy zadbać o odpowiednie warunki w sali konferencyjnej. Kluczową sprawą jest nie tylko sprzęt multimedialny jak projektor czy duży monitor oraz dostęp do internetu. Sale konferencyjne gromadzą w jednym miejscu dużą liczbę osób, dlatego te muszą być wyposażone w klimatyzację, która zagwarantuje optymalną temperaturę w pomieszczeniu.
Menu konferencyjne
W zależności od długości planowanej konferencji należy dobrać odpowiednie menu konferencyjne. W przypadku spotkań trwających maksymalnie 4 godziny zazwyczaj ustala się przerwy na kawę po każdym bloku tematycznym. Bufet obejmuje nie tylko kawę, ale także inne napoje oraz ciasteczka.
Gdy spotkanie trwa 8 godzin, należy zadbać o podanie ciepłego posiłku, który wcześniej został ustalony w restauracji hotelowej. W hotelu Radocza Park przygotowaliśmy kilka propozycji menu, które obejmują nie tylko lunch bufetowy, ale też kolację.
Szansa na zdobycie nowych znajomości
Jednym z najczęściej popełnianych błędów przez prelegentów i organizatorów spotkania jest opuszczenie miejsca konferencji tuż po jej zakończeniu. Takie działanie nie pozwala na zawarcie nowych znajomości biznesowych, na którym przecież każdemu zależy. Warto więc po prelekcji zostać chwilę dłużej, podziękować uczestnikom za przybycie oraz odpowiedzieć na dodatkowe pytania, które nie padły podczas oficjalnej części wydarzenia.
