Najważniejsze podczas organizacji pobytów biznesowych każdego rodzaju: konferencja, szkolenie, sympozjum naukowe lub forum, jest poza wysoką jakością obsługi, odpowiednio wyposażona sala. Nawet najciekawsze wystąpienie straci na znaczeniu, jeśli nie usłyszą go wszyscy uczestnicy. Perfekcyjna prezentacja nie zyska uznania w oczach odbiorców przez wadliwy projektor lub gdy np. wyświetlany przez niego obraz będzie rozmazany. Dlatego pierwsze kroki po wejściu na salę konferencyjną kierować powinniśmy w stronę sprzętu.
Dobrze wyposażona sala konferencyjna posiada:
- Mikrofon – niezastąpiony i absolutnie niezbędny w przypadku dużych sal i wieloosobowych sympozjów. Mówca musi być nie tylko dobrze, ale także wyraźnie słyszany przez wszystkich uczestników, siedzących zarówno w pierwszym rzędzie i tych zajmujących miejsca na samym końcu sali. W tej kwestii istotne jest także nagłośnienie, które powinno być rozmieszczone w przemyślany sposób.
- Projektor – trudno wyobrazić sobie dobrą prelekcję, wykład lub ważny odczyt bez multimedialnej prezentacji. Łatwiej i skuteczniej zapamiętujemy, kiedy poza samym słowem mamy do dyspozycji także obraz. Projektor musi być sprawny i odpowiednio ustawiony, żeby móc pokazywać wyraźny obraz w rzeczywistych kolorach.
- Klimatyzacja – bardzo ważna i często pomijana kwestia, istotna zwłaszcza latem. Wiele osób zgromadzonych w jednym pomieszczeniu po jakimś zacznie odczuwać panującą wewnątrz duchotę. Klimatyzacja nie tylko przed tym chroni ale także zapewnia optymalną temperaturę dla działania sprzętów elektronicznych.
- Dostęp do internetu Wi-Fi – obecnie standard. Wiele prezentacji opiera się na pokazywaniu rzeczy online, czy sięganiu do źródeł zamieszczonych w internecie. Właściwie poprowadzona konferencja nie może odbyć się zatem bez dostępu do bezprzewodowego internetu.
