Każda konferencja jest do siebie bardzo podobna pod kątem organizacji. Składa się z kilku bloków tematycznych, o których opowiadają zaproszeni prelegenci. Między występami jest czas na przerwę, która jest doskonałą okazją do nawiązywania biznesowych znajomości, a całe wydarzenie zakończone jest panelem dyskusyjnym. Nad porządkiem całego wydarzenia sprawia pieczę tzw. moderator konferencji. Jakie cechy powinna mieć osoba na takim stanowisku? Jakie są zadania moderatora?
Sale konferencyjne w hotelu Radocza Park
Nasz kompleks hotelowy Radocza Park jest wyposażony w aż cztery sale konferencyjne, a dodatkowo umożliwiamy wynajęcie sali VIP, w której mogą się odbywać panele dyskusyjne oraz telekonferencje. Dlaczego wybrać właśnie nasze sale konferencyjne? Małopolska to przede wszystkim malownicze tereny, które można podziwiać za oknem sal. W tak doskonałej scenerii każda konferencja będzie niezapomnianym wydarzeniem, ale by tak było, trzeba również zadbać o odpowiednią organizację harmonogramu i atmosfery spotkania. To zadanie należy do moderatora konferencji.
Jakie są cechy dobrego moderatora konferencji?
Jeśli mielibyśmy dobitnie zobrazować postać moderatora, można by pomyśleć o dyrygencie orkiestry, który dba o to, by każdy jej element funkcjonował prawidłowo. Podobnie jak w przypadku tej formacji muzycznej moderator zawsze znajduje się na widoku osób biorących udział w konferencji. Istotna jest więc jego prezencja. Powinien być schludnie ubrany i wyróżniać się budzącą zaufanie aparycją.
Charyzma moderatora powinna polegać nie tylko na nienagannym wyglądzie, ale również doskonałej dykcji. Jego sposób wypowiadania się powinien być zrozumiały dla każdego. Nie powinien mówić zbyt szybko, ale też zbyt wolno – tylko w taki sposób będzie przyciągał uwagę swoich rozmówców. Ważna jest nie tylko metodyka rozmowy, ale też jej temat. Moderator musi mieć umiejętność zaintrygowania, rozbawienia swoich rozmówców. Ważne jest również nawiązywanie do wcześniejszych wypowiedzi swoich interlokutorów oraz opowiadanie zabawnych anegdot.
Charyzma i komunikacja to ważne cechy każdego moderatora konferencji, jednak równie istotne jest odpowiednie przygotowanie się do prowadzonego wydarzenia. Moderator powinien sprawnie poruszać się w jej tematyce oraz zrobić wcześniejszy research pod kątem firm biorących udział w wydarzeniu, oraz konkretnych osób.
Jakie są zadania moderatora?
W związku z tym, że moderator jest łącznikiem między stroną występującą na konferencji a słuchaczami, polem jego działania jest zarówno scena, jak i widownia. Na początku wydarzenia moderator wita zaproszonych gości, a następnie wykłada plan tego spotkania. Podczas wystąpień prelegentów może wyjaśniać branżowe pojęcia, które nie zawsze mogą być znane widowni, ale też pilnować czasu wypowiedzi. W czasie panelu dyskusyjnego dba o to, by dyskusje toczyły się na odpowiednim poziomie, z szacunkiem dla stron występujących, jak i słuchających.
Moderator konferencji powinien mieć jeden cel: słuchać tego, co dzieje się na spotkaniu i odpowiednio reagować. To właśnie on musi zadbać o to, by zarówno słuchacze, jak i osoby występujące na scenie nie były znudzone, lecz mocno zaangażowane i chętne do interakcji.
Oczywiście każda konferencja musi się zakończyć krótkim podsumowaniem wydarzenia oraz podziękowanie gościom za przybycie i jest to ostatnie zadanie moderatora.
Zajmowanie się moderacją konferencji jest bardzo odpowiedzialnym zadaniem i osoba za to odpowiedzialna powinna być częścią każdego większego wydarzenia o charakterze dużego spotkania branżowego. W końcu to właśnie moderator będzie tym, który nie tylko zagwarantuje prawidłowy przebieg spotkania, ale który także najbardziej będzie z niego zapamiętany.
