Zorganizować konferencję wcale nie jest łatwo. A często od tego, jak będzie ona wyglądać, może zależeć później nasz sukces bądź porażka. Nic tak nie zniechęca uczestników jak nieprofesjonalna organizacja wydarzenia, ciągłe potknięcia czy zakłócenia. Kluczem do sukcesu jest dokładne zaplanowanie konferencji krok po kroku, tak by mieć pewność, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik. Konferencja przeprowadzona w hotelu ma dużo zalet, m.in. catering i nocleg dostępny na miejscu, gotowi do pomocy pracownicy hotelu czy też dostosowana do wydarzenia sala. Jak zatem powinna wyglądać organizacja konferencji?
Budżet konferencji
Warto zacząć planowanie od ustalenia budżetu. To od niego zależy to, jak będzie wyglądać cała organizacja konferencji. Musimy wiedzieć, na ilu potencjalnych uczestników konferencji możemy sobie pozwolić, który hotel jesteśmy w stanie opłacić oraz czy stać nas na dodatkowe atrakcje. Inną opcją jest znalezienie sponsorów. Dobrze też przeznaczyć pewną kwotę na nieprzewidziane wydatki, o które nietrudno podczas organizacji konferencji.
Ustalenie tematu
Temat konferencji to również kluczowa sprawa, niezależnie od tego, czy organizujemy konferencję biznesową, czy może w grę wchodzi konferencja naukowa. Trzeba zadać sobie pytanie, jaki jest cel naszego wydarzenia i co chcemy przekazać pracownikom czy słuchaczom. Ważne jest, by określić grupę docelową, czyli kim są nasi odbiorcy oraz co może ich zainteresować w danej dziedzinie. Ciekawą konferencję można słuchać nawet godzinami, a tego chyba chcemy – zaangażowania naszych odbiorców.
Pełny program konferencji
Dokładny plan konferencji może pozwolić nam uniknąć wpadek, na czym z pewnością każdemu zależy. Najlepiej wypisać jak najwięcej szczegółów, by mieć pewność, że wszystko pójdzie po naszej myśli. Plan dobrze jest napisać z dużym wyprzedzeniem, by mieć później czas na wszystkie przygotowania. W harmonogramie wydarzenia warto zawrzeć nie tylko informacje o wykładach i warsztatach, ale też przerwy na lunch czy kawę i dodatkowe aktywności. Należy także zadbać o odpowiedni dobór prelegentów, którzy zainteresują słuchaczy wygłoszonymi przemówieniami.
Miejsce konferencji, czyli odpowiednia sala konferencyjna
Wybór odpowiedniego miejsca konferencji również ma duże znaczenie. Trzeba wziąć pod uwagę lokalizację hotelu, tak by zaproszeni goście mogli bez problemu do niego dojechać. Równie ważna jest dobrze dobrana sala konferencyjna. Musi ona z łatwością pomieścić wszystkich uczestników i zadbać o ich komfort. Istotne jest też pełne wyposażenie sali, czyli nowoczesny sprzęt multimedialny, bez którego trudno o profesjonalnie przeprowadzone prelekcje.
Nocleg i catering
Wykłady to nie wszystko. Planowanie konferencji powinno już na wstępie uwzględnić nocleg dla gości i posiłki. Dużo zależy od czasu trwania konferencji. Jeżeli planujemy kilkudniową konferencję, trzeba zarezerwować dla uczestników pokoje hotelowe oraz zadbać o catering. Nietrudno się domyślić, że głodni i niewyspani goście nie będą nawet chcieli słuchać wykładów. Im wcześniej będziemy znać przybliżoną liczbę uczestników, tym łatwiej będzie ustalić szczegóły co do liczby pokojów i serwowanych dań.
Szukasz hotelu pod Krakowem, by zorganizować konferencję? Wybierz Radocza Park! Dysponujemy pięcioma dobrze wyposażonymi salami konferencyjnymi, które z pewnością uświetnią Twoje wydarzenie. Zapewniamy również nocleg i catering oraz dodatkowe atrakcje – dostęp do hotelowego Centrum Spa i Strefy Wellness. Sprawdź naszą ofertę już dziś!
