Planowanie konferencji to trudne przedsięwzięcie, które wymaga dobrej organizacji, zgrania wielu elementów, nawet takich, na które nie do końca mamy wpływ, a także pełnej kontroli nad tym, co będzie się działo przed, w trakcie i po niej. To także wybór miejsca, zaproszenie gości i zapewnienie im jak najlepszych warunków do uczestnictwa. Przy planowaniu warto kierować się kilkoma podstawowymi zasadami.
1. Ustal koncepcje, profil oraz liczbę uczestników
Najważniejszy jest pomysł, to od niego powinna zaczynać się organizacja każdego wydarzenia, czy to konferencji, czy eventu, czy innego biznesowego spotkania. Na początku należy sobie odpowiedzieć na pytania – „co?”, „gdzie?”, „dla kogo?” i „po co?”. Czy określenie celu, miejsca i tematu konferencji. Warto pamiętać, że organizacja większego wydarzenia biznesowego ma sens tylko wtedy, kiedy odpowiada na potrzeby rynku, czyli trafia z czasem i tematem tam, gdzie jet najbardziej potrzebna. Warto także z góry określić jak wielu uczestników się spodziewamy i po tę liczbę szukać miejsca do organizacji.
2. Przygotuj kosztorys i scenariusz wydarzenia
Dobra konferencja nie musi wiele kosztować. Najwięcej zainwestuj nie w miejsce, ale w prelegentów. To właśnie ludzie tworzą wydarzenie. Wpisz w kosztorys wynagrodzenie dla swoich gości na pierwszym miejscu, następnie koszty wynajmu sali, sprzętu, catering, parking, czyli wszystko to, dzięki czemu i goście i uczestnicy będą czuli się dobrze. Kolejnym krokiem jest scenariusz. Nie ma bowiem nic gorszego na różnego rodzaju konferencjach niż chaos, dezorientacja i brak planu. Uczestnicy powinni otrzymać plan konferencji na kilka dni przed nią, tak, by mogli zaplanować swój w niej udział. Ponadto scenariusz jest również ważny dla podwykonawców, i prelegentów.
3. Lokalizacja, podwykonawcy i przede wszystkim spokój
Wybierz miejsce, do którego jest łatwy i przystępny dojazd, także komunikacją miejską. Często wybór samego miejsca narzuca nam podwykonawców, ponieważ wiele sal konferencyjnych ma podpisane umowy z różnymi innymi firmami, które zajmują się sprzętem i innymi technicznymi kwestiami. Jednak najważniejsze podczas planowania tego rodzaju konferencji jest zachowanie spokoju i wiara we własne umiejętności organizacyjne.
Warto korzystać ze wsparcia działów marketingu bądź osób, które odpowiedzialne są za opiekę nad daną salą konferencyjną. Zawsze służą one pomocą i wsparciem.
