Prelekcje i konferencje dla dużej ilości osób wymagają zapewnienia uczestnikom odpowiednich warunków. O czym należy pamiętać, organizując dużą konferencję? Jak wybrać salę konferencyjną oraz co ma największy wpływ na komfort słuchaczy i prelegentów?
Duża konferencja jest ważnym wydarzeniem, którego poziom wiele mówi o organizatorach. Potraktuj zatem jego organizację jak wyzwanie. Warto dołożyć wszelkich starań, by zapewnić uczestnikom pełen komfort. Podczas organizacji konferencji biznesowych, naukowych i innych, dla dużej ilości słuchaczy, warto pamiętać o kilku aspektach.
Nagłośnienie
Pierwszą kwestią, która nasuwa się, gdy mowa o dużej konferencji, jest odpowiednie nagłośnienie. Spotkanie odbędzie się w większej sali, zatem prelegenci bez wątpienia będą korzystać z mikrofonów. Ważne jest, by dźwięk docierał równomiernie do wszystkich zakątków pomieszczenia, bez zakłóceń i pogłosu, które mogłyby utrudniać słuchaczom zrozumienie przekazu.
Wybierając salę konferencyjną, warto zwrócić uwagę na akustykę pomieszczenia oraz oczywiście jakość dostępnego sprzętu. Nowoczesny system nagłośnienia może bardzo wiele zdziałać. Pozwoli też uniknąć organizatorom niepotrzebnego stresu czy zamieszania, gdy rozpocznie się konferencja.
Wyposażenie ma znaczenie
Meble konferencyjne oraz ich rozmieszczenie znacząco wpływają na komfort uczestników. Warto wybrać nowocześnie wyposażoną sale, która już od progu robi dobre wrażenie. Krzesła powinny znajdować się w wystarczającej odległości od siebie, pozwalającej na zachowanie wygodnej przestrzeni słuchaczom. Jeśli sala ma pomieścić dużą ilość osób, pamiętajmy też o zachowaniu ciągów komunikacyjnych. Uczestnicy mogą wychodzić i wchodzić podczas trwania konferencji, dlatego przejścia między stołami czy rzędami krzeseł nie powinny być zbyt wąskie. Szerokie ciągi komunikacyjne pozwolą uniknąć chaosu i zapewnią uczestnikom możliwość przemieszczania się w dyskretny sposób.
Jeśli konferencja jest organizowana w sezonie wiosenno-letnim, należy upewnić się, że sala posiada odpowiednią wentylację. Można też wybrać pomieszczenie klimatyzowane. Duże zgromadzenia nie powinny być organizowane w dusznych pomieszczeniach. To jeden z aspektów, na które uczestnicy zwracają szczególną uwagę.
Dobra lokalizacja – czyli jaka?
Wybór lokalizacji powinien być uzależniony od charakteru wydarzenia. Duże konferencje naukowe, branżowe itd., powinny być organizowane w miejscach, do których najłatwiej będzie dotrzeć, czyli w centrum lub w bezpośrednim sąsiedztwie dużych miast.
Konferencje firmowe mogą być z kolei dobra okazją do integracji. Wówczas warto wybrać miejsce oddalone od zgiełku miejskiego, które pozwoli uczestnikom wypocząć po oficjalnej części wydarzenia. Hotel Zator Radocza Park, oferujący nowoczesne sale konferencyjne, jest położony pod Krakowem, niedaleko Wadowic. Lokalizacja w pobliżu dużych miast umożliwia dobrą komunikację i łatwy dojazd. Jednocześnie obiekt jest usytuowany w pewnej odległości od zewnętrznych atrakcji, które mogłyby powodować rozproszenie uczestników podczas integracyjnego wyjazdu.
Im większe wydarzenie, tym organizacja jest bardziej skomplikowana. Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej pozwoli już na starcie uniknąć wielu komplikacji i korzystnie wpłynie na finalny efekt.
