Jak przygotować się do prowadzenia konferencji?

mikrofon na sali konferencyjnej

Przygotowanie sali na konferencję nie może być dziełem przypadku. W końcu od tego jak wypadniemy, może przecież zależeć biznesowa przyszłość. Istotne jest nie tylko samo wystąpienie, ale też zaaranżowanie przestrzeni w taki sposób, by była wygodna dla zaproszonych gości, ale i prelegentów. O czym w takim razie należy pamiętać?

Wielkość sali konferencyjnej

Organizując branżowe spotkanie, zawsze należy w pierwszej kolejności zastanowić się nad wielkością sali. Przede wszystkim nie możemy dopuścić do tego, by dla zaproszonych gości nie wystarczyło krzeseł – byłoby to ogromnym nietaktem. Wielkość sali powinna więc być na tyle duża, by pomieścić wszystkich gości na miejscach siedzących i by można się w niej było swobodnie poruszać podczas przerw w wystąpieniach.

Przygotowanie sali konferencyjnej – o czym należy pamiętać?

Należy pamiętać o tym, że także w przypadku organizacji konferencji ważne jest pierwsze wrażenie. Od razu po wejściu sala powinna się prezentować schludnie i profesjonalnie. Jak w takim razie wpłynąć na pozytywny pierwszy odbiór? Trzeba mieć na uwadze kilka istotnych kwestii.

Wrażenie porządku

Tym, co jest zdecydowanie niewskazane podczas konferencji to przede wszystkim nieporządek. W sali nie ma miejsca na kurz, plamy na wyposażeniu czy ścianach oraz porozrzucane przedmioty. Wnętrze powinno się prezentować schludnie i czysto. Ponadto elementy wyposażenia wnętrza (szczególnie krzesła) powinny być ustawione harmonijne, by razem tworzyły spójną i harmonijną całość.

Zapach

O zapachu w sali konferencyjnej bardzo często się zapomina, a jest to bardzo istotny szczegół. Jeśli chcemy wywrzeć pozytywne wrażenie na zaproszonych gościach, zadbajmy o to, by w pomieszczeniu pachniało świeżością. Atmosfera w sali nie powinna być też dusząca, dlatego lepiej nie stosować sztucznych odświeżaczy powietrza. Najlepszym rozwiązaniem będzie skuteczne przewietrzenie sali.

Skompletowanie potrzebnego sprzętu

W momencie gdy już jesteśmy pewni, że wizualnie sala konferencyjna prezentuje się bez zarzutu, czas przygotować ją od strony technicznej. Odpowiednio wcześniej przed konferencją należy zatem ustawić wszystkie sprzęty, które będą potrzebne na spotkaniu oraz zweryfikować poprawność ich działania. Warto też mieć w zapasie dodatkowy sprzęt, na wypadek, gdyby pojawiły się problemy techniczne. Takie przygotowanie z pewnością spotka się z uznaniem wśród zaproszonych gości.

Posiłki

W dobrym guście, szczególnie w przypadku kilkugodzinnych konferencji, jest zorganizowanie posiłków oraz napojów dla zaproszonych gości. Warto zatem wybierać sale konferencyjne (małopolska), które dysponują restauracją tak jak Radocza Park. Poza organizacją głównego posiłku w restauracyjnej sali, warto zadbać o wydzielone miejsce z przekąskami i napojami. Należy jednak zaznaczyć, że wydzielona strefa nie powinna się znajdować na sali, lecz w pomieszczeniu przylegającym – dzięki temu goście, ale i prelegenci nie będą rozproszeni podczas wystąpień.

Profesjonalna obsługa

„Kropką nad i” w procesie organizacji konferencji jest zadbanie o profesjonalną obsługę. Ta powinna być uprzejma, miła, kompetentna, pomocna, a jednocześnie niemal nieodczuwalna dla gości. Ważne jest nie tylko jej podejście do zaproszonych osób, ale też prezencja. Schludny, nienaganny wygląd to absolutna podstawa.

Jeśli szukają Państwo idealnego miejsca na organizację konferencji na terenie małopolski, zapraszamy do hotelu Radocza Park, który położony jest w malowniczej okolicy. Gwarantujemy, że zadbamy o każdy aspekt tego wydarzenia!